Een onzichtbaar risico binnen organisaties
In veel organisaties is er wel iemand die precies weet hoe alles werkt. De collega die wordt gebeld als een systeem vastloopt: hij of zij weet namelijk als enige waarom bepaalde instellingen ooit zijn aangepast, en lost die ingewikkelde problemen vaak binnen een paar minuten op. Dat is prettig zolang diegene beschikbaar is. Maar wat gebeurt er als deze medewerker plotseling vertrekt?
Vooral binnen kleinere IT-teams komt het regelmatig voor dat belangrijke kennis bij één persoon terechtkomt. Dat ontstaat meestal geleidelijk. Iemand werkt al jaren bij de organisatie en groeit op die manier mee met de systemen. Dan is het onvermijdelijk dat zo’n persoon steeds vaker betrokken wordt bij technische beslissingen. Ondertussen raakt de rest van het team gewend aan die afhankelijkheid.
Het risico wordt vaak pas zichtbaar wanneer de medewerker met vakantie gaat, langdurig uitvalt of besluit een andere baan te zoeken.
Hoe ontstaat die afhankelijkheid?
Dat een medewerker veel kennis heeft, is op zichzelf positief. Het wordt problematisch wanneer anderen onvoldoende begrijpen hoe belangrijke systemen functioneren. Vaak ontstaat dat doordat organisaties vooral gericht zijn op het oplossen van dagelijkse problemen. Documentatie bijhouden of kennis overdragen krijgt dan minder prioriteit.
Neem bijvoorbeeld een organisatie waarin een systeembeheerder al tien jaar verantwoordelijk is voor de IT-infrastructuur. Hij kent de koppelingen tussen systemen en weet welke technische aanpassingen in het verleden zijn gedaan. Sommige oplossingen zijn nooit vastgelegd, omdat hij ze zelf heeft ontwikkeld en dagelijks gebruikt.
Nieuwe collega’s leren vooral door hem vragen te stellen. Daardoor blijft zijn kennis belangrijk voor vrijwel iedere technische beslissing. Zolang alles goed draait, lijkt er weinig reden om die werkwijze te veranderen.
Wat kost het als die medewerker vertrekt?
Het vertrek van een medewerker met veel specialistische kennis kan grotere gevolgen hebben dan werkgevers vooraf verwachten. Nieuwe collega’s moeten uitzoeken hoe systemen zijn ingericht en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Dat kost tijd, zeker wanneer er nauwelijks documentatie beschikbaar is.
Ook bestaande projecten kunnen vertraging oplopen. Een nieuwe IT-medewerker beschikt misschien over voldoende technische kennis, alleen ontbreekt de specifieke achtergrond van de organisatie. Daardoor kunnen werkzaamheden die eerder eenvoudig leken ineens veel meer tijd vragen.
Daarnaast kan de werkdruk bij achterblijvende collega’s toenemen. Zij moeten taken overnemen waarvoor ze nog onvoldoende zijn ingewerkt. Dat kan uiteindelijk ook invloed hebben op hun werkplezier.
De kosten zitten dus verder dan het opnieuw invullen van een functie. Ook de tijd die verloren gaat aan het herstellen van ontbrekende kennis kan aanzienlijk zijn.
Kennisoverdracht moet onderdeel zijn van het dagelijkse werk
Veel organisaties denken pas aan kennisoverdracht wanneer iemand zijn vertrek aankondigt. Op dat moment is de beschikbare tijd vaak beperkt. Een opzegtermijn van een maand is meestal onvoldoende om jaren aan technische kennis volledig over te dragen.
Daarom is het verstandig om kennisdeling structureel onderdeel te maken van de werkzaamheden. Dat begint met goede documentatie. Denk aan het vastleggen van systeeminstellingen en procedures voor terugkerende problemen.
Daarnaast helpt het wanneer medewerkers regelmatig met elkaar meekijken. Door collega’s bij technische vraagstukken te betrekken, ontstaat er meer inzicht in elkaars werkzaamheden. Zo wordt belangrijke kennis geleidelijk verspreid binnen het team.
Dit vraagt wel om ruimte in de planning. Wanneer medewerkers voortdurend bezig zijn met urgente problemen, blijft kennisoverdracht gemakkelijk liggen. Het management moet daarom erkennen dat deze werkzaamheden belangrijk zijn voor de continuiteit van de organisatie.
Wacht niet met nadenken over vervanging
Een veelgemaakte fout is dat werkgevers pas naar vervanging zoeken wanneer een medewerker daadwerkelijk vertrekt. Zeker bij specialistische IT-functies kan dat problemen opleveren. Het vinden van iemand met de juiste ervaring kost tijd en de nieuwe medewerker moet de organisatie vervolgens nog leren kennen.
Ook wanneer werkgevers tijdelijk een oplossing willen vinden en op korte termijn gaan freelance zoeken, blijft kennisoverdracht noodzakelijk. Een externe specialist kan werkzaamheden overnemen, maar heeft meestal eerst tijd nodig om de bestaande IT-omgeving te begrijpen.
Een andere mogelijkheid is het uitbesteden van bepaalde IT-werkzaamheden aan een managed service provider. Voor werkgevers die zich verdiepen in de msp betekenis is het goed om te weten dat zo’n partij bijvoorbeeld het beheer van systemen kan overnemen. Daarmee kan een organisatie haar afhankelijkheid van een individuele medewerker verkleinen. Wel blijft het belangrijk om intern inzicht te houden in de IT-omgeving.
Het is daarom verstandig om eerder na te denken over de samenstelling van het team. Welke functies zijn essentieel voor de dagelijkse bedrijfsvoering? Hoe kwetsbaar wordt de organisatie wanneer een bepaalde medewerker wegvalt? En is er voldoende capaciteit om taken tijdelijk over te nemen?
De juiste opvolger vinden vraagt om inzicht in de functie
Wanneer een ervaren IT-medewerker vertrekt, is het verleidelijk om iemand te zoeken met precies dezelfde achtergrond. Toch is dat niet altijd de beste aanpak. De functie kan in de loop der jaren veranderd zijn en sommige werkzaamheden kunnen inmiddels anders worden ingericht.
Daarom is het belangrijk om eerst te onderzoeken welke kennis de organisatie daadwerkelijk nodig heeft. Misschien zijn bepaalde systemen binnenkort aan vervanging toe of is er behoefte aan iemand die meer ervaring heeft met automatisering.
Deze afhankelijkheid speelt overigens ook bij andere functies. Bij het invullen van vacatures inkoper kan bijvoorbeeld blijken dat belangrijke kennis over leverancierscontracten of inkoopsystemen vooral bij een vertrekkende medewerker ligt. Ook daar kan een zorgvuldige overdracht veel problemen voorkomen.
Bij het bepalen van de benodigde kennis kunnen zowel de IT-manager als een HR beleidsadviseur betrokken worden. Door samen te kijken naar de toekomstige personeelsbehoefte, ontstaat een beter beeld van het gewenste profiel.
Ook is het verstandig om rekening te houden met de inwerkperiode. Wanneer een vertrekkende collega nog beschikbaar is, kan een periode waarin beiden samenwerken veel opleveren.
Voorkom afhankelijkheid met de juiste IT-professionals
Voor werkgevers is het belangrijk om tijdig te herkennen wanneer een IT-afdeling te afhankelijk wordt van individuele medewerkers. Dat vraagt soms om een andere verdeling van verantwoordelijkheden. In andere gevallen is uitbreiding van het team nodig.
Bij JOIN Recruitment helpen onze headhunters organisaties bij het vinden van IT-professionals die aansluiten op hun huidige en toekomstige behoeften. We kijken daarbij naar de inhoud van de functie en de kennis die binnen het team al aanwezig is. Zo kunnen we gericht zoeken naar kandidaten die de organisatie daadwerkelijk verder helpen.
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op!
